IL PUNTO DI INIZIO
Uno strumento che accompagni RGS nel percorso di innovazione
Il progetto i-Lab nasce per fornire uno strumento che accompagni RGS nel percorso di innovazione con l’introduzione di nuove metodologie, nuovi modelli di partecipazione collettiva e nuove prassi operative.
Nel corso degli ultimi anni RGS ha manifestato la necessità di rinnovare la propria missione al servizio della collettività, e si è aperta a nuovi stakeholder, evolvendo la qualità complessiva dei propri servizi.
Per garantire soluzioni capaci di soddisfare le aspettative e le esigenze dei propri interlocutori, RGS ha realizzato un nuovo dispositivo metodologico che supporta le più moderne sfide di efficientamento e standardizzazione, con la consapevolezza delle caratteristiche del momento storico e allineandosi allo sviluppo delle tecnologie.
Il percorso intrapreso è stato realizzare un Framework operativo che consente agli stakeholder di confrontarsi e ideare all’interno di grandi tavoli tematici strutturati. Il suo obiettivo è, infatti, instradare e realizzare grandi programmi di trasformazione nella Pubblica Amministrazione Centrale.
L’evoluzione verso un modello basato sul confronto partecipativo, che caratterizza l’indirizzo strategico della nuova RGS, ha avuto l’effetto di rinnovare e di rafforzare la partecipazione delle persone di RGS coinvolte col contributo fornito da nuove figure entrate in Ragioneria negli ultimi 3 anni.
Il Programma di gestione dell’innovazione della Ragioneria Generale dello Stato.
IL PUNTO DI INIZIO
Uno strumento che accompagni RGS nel percorso di innovazione
Il progetto i-Lab nasce per fornire uno strumento che accompagni RGS nel percorso di innovazione con l’introduzione di nuove metodologie, nuovi modelli di partecipazione collettiva e nuove prassi operative.
Nel corso degli ultimi anni RGS ha manifestato la necessità di rinnovare la propria missione al servizio della collettività, e si è aperta a nuovi stakeholder, evolvendo la qualità complessiva dei propri servizi.
Per garantire soluzioni capaci di soddisfare le aspettative e le esigenze dei propri interlocutori, RGS ha realizzato un nuovo dispositivo metodologico che supporta le più moderne sfide di efficientamento e standardizzazione, con la consapevolezza delle caratteristiche del momento storico e allineandosi allo sviluppo delle tecnologie.
Il percorso intrapreso è stato realizzare un Framework operativo che consente agli stakeholder di confrontarsi e ideare all’interno di grandi tavoli tematici strutturati. Il suo obiettivo è, infatti, instradare e realizzare grandi programmi di trasformazione nella Pubblica Amministrazione Centrale.
L’evoluzione verso un modello basato sul confronto partecipativo, che caratterizza l’indirizzo strategico della nuova RGS, ha avuto l’effetto di rinnovare e di rafforzare la partecipazione delle persone di RGS coinvolte col contributo fornito da nuove figure entrate in Ragioneria negli ultimi 3 anni.
LA STRATEGIA
i-Lab, Innovation Laboratory
i-Lab è un laboratorio di formazione, sperimentazione e applicazione di metodologie, pratiche e strumenti mirati a supportare lo sviluppo di soluzioni innovative. Il progetto coinvolge team multidisciplinari, composti da persone le cui competenze, eterogenee e convergenti, concorrono a individuare e verificare nuove soluzioni. L’obiettivo di i-Lab è quello di creare modelli di servizio inediti, che rispondano alle esigenze emergenti manifestate dagli utenti.
Per sua natura i-Lab è una centrifuga di idee, approcci e metodologie. Questo Programma è caratterizzato dalla flessibilità e dalla capacità di adattare gli strumenti in base alla specifica esigenza da soddisfare. i-Lab prevede uno specifico Framework con cui sono organizzate sessioni, metodologie, modelli di partecipazione, con il supporto di dispense, contributi, dispense e bibliografie. In questo modo il Programma garantisce un’efficacia calibrata sulle esigenze del contesto di riferimento.
Il contesto è infatti ampio ed eterogeneo, composto da Ispettorati e Uffici RGS, da numerosi soggetti della Pubblica Amministrazione Centrale, da responsabili e referenti tecnici di Sogei e, infine, dal vasto comparto della fornitura.
Dal punto di vista degli effetti, i-Lab sintetizza il meglio delle esperienze presenti sul mercato per le specificità del contesto IGIT, sotto tre aspetti:
- come Programma, poiché è incentrato sulla cultura dell’applicazione e della sperimentazione sul campo;
- come Acceleratore, in quanto fornisce un modello che anticipa i risultati mostrando un ventaglio di opportunità possibili;
- come Corso, perché ha l’ambizione di formare i partecipanti sulle metodologie “Lean” e “Beneficiary Discovery”.
Queste diverse configurazioni di i-Lab sono state sviluppate su 3 applicazioni differenti ad ampio impatto, ognuna con un suo campo di applicazione e i suoi scopi.
I-LAB 1.0
Catalogo dei Servizi
Scoprire, indagare e sperimentare
La prima applicazione di i-Lab è durata circa 79 giorni durante i quali 31 persone, organizzate in 3 diversi team, si sono confrontate su specifici servizi, hanno fornito nuovi spunti progettuali e hanno proposto una ristrutturazione integrale del modello del Catalogo dei Servizi di RGS.
Il Programma ha coinvolto 18 tra Pubbliche Amministrazioni Centrali e Pubbliche Amministrazioni Locali, oltre a 23 dei rispettivi Uffici e Dipartimenti.
Tratti salienti
Lo scopo del primo Programma i-Lab è stato quello di creare nuovi modelli di servizio per Anagrafe Enti, Bilanci armonizzati e Piattaforma dei Crediti Commerciali. Nello specifico Anagrafe Enti è il servizio che permette di identificare in maniera univoca gli Enti pubblici attraverso un’anagrafe centralizzata. Bilanci Armonizzati è il servizio per elaborare i Bilanci degli Enti basati su dati in formato Open e la Piattaforma Crediti Commerciali è il servizio che MEF fornisce alle Amministrazioni locali per certificare il credito con la PA alle Aziende private.
I-LAB 2.0
Gestione Fisica dei beni, Datawarehouse e reportistica direzionale
Un requisito comune, un beneficio comune
L’applicazione di i-Lab 2.0, che ha previsto due rilasci, è durata circa 69 giorni. Durante questo tempo 89 persone, organizzate in 5 diversi team, si sono confrontate e hanno generato nuove proposte per lo sviluppo dei rami Gestione Fisica dei beni e Datawarehouse, la reportistica direzionale all’interno della struttura della Piattaforma InIt, il sistema di tipo Enterprise Resource Planning (ERP), in via di realizzazione per integrare i flussi e i processi di contabilità finanziaria, economico-patrimoniale e contabilità analitica dello Stato.
Il Programma ha coinvolto 10 tra Pubbliche Amministrazioni Centrali e Pubbliche Amministrazioni Locali, oltre a 32 dei rispettivi Uffici e Dipartimenti.
Tratti salienti
In questa seconda applicazione i-Lab amplia la propria capacità di supporto al business per ridefinire i modelli organizzativi, i processi amministrativi e le procedure operative che sono alla base dell’Amministrazione, divenendo a pieno titolo uno strumento metodologico.
Il Programma i-Lab ha previsto team multidisciplinari al lavoro per la definizione del requisito utente e per l’ideazione dei processi a supporto dei rilasci InIt citati, grazie all’incontro di funzioni, competenze, saperi e culture di vasti comparti della Pubblica Amministrazione Centrale.
I-LAB 3.0
InIt
Ridisegnare processi con la partecipazione degli utenti
L’applicazione di i-Lab 3.0, iniziata nel 2021 e tuttora in corso, ha coinvolto finora 268 persone che, organizzate in 30 diversi team, si sono confrontate e hanno generato nuove proposte per lo sviluppo delle attività di realizzazione della Piattaforma InIt.
Il Programma ha coinvolto finora 16 tra Pubbliche Amministrazioni Centrali e Pubbliche Amministrazioni Locali, oltre a 50 dei rispettivi Uffici e Dipartimenti.
Tratti salienti
La scala dell’intervento, considerata l’ampiezza, la ricchezza e l’eterogeneità del pubblico coinvolto, rende il Programma i-Lab 3.0 un unicum tra le iniziative della Pubblica Amministrazione Centrale. La portata del progetto ha reso necessaria l’applicazione di i-Lab affinché fosse possibile ridisegnare interi e articolati processi in maniera coordinata, grazie al coinvolgimento e al feedback di utenti e soggetti interessati dal cambiamento, chiamati a gestire un impatto differente lungo un percorso fatto di incontri, sessioni e passaggi decisionali.
La convergenza verso una visione comune, concreta, uniforme e attuabile, è stata possibile attraverso l’applicazione di metodologie di definizione del requisito utente. Queste metodologie hanno supportato i team al lavoro in parallelo e su argomenti interconnessi, consentendo un’armonizzazione semplificata grazie a soluzioni tassonomiche e di classificazione di dati, contributi e informazioni, messe in relazione in un disegno governato.
I CAMBIAMENTI E I BENEFICI
Per la loro portata gli impatti e i benefici dell’applicazione di i-Lab all’interno della Ragioneria Generale dello Stato generano effetti in ambiti diversi
I benefici riguardano innanzitutto la qualità delle soluzioni, perché l’applicazione del Programma porta a definire soluzioni più efficaci attraverso un processo di produzione più strutturato e un modello organizzativo funzionale a una gestione agile dei workflow di ideazione. i-Lab è uno strumento di supporto allo sviluppo di relazioni, grazie alla creazione di tavoli di lavoro tematici dove incontrarsi e confrontarsi. Porta miglioramenti nella gestione del tempo e favorisce un cambiamento culturale incentrato sull’emersione di modelli di contribuzione orizzontali e non gerarchici: come Programma partecipato, i-Lab valorizza spunti, idee e indicazioni perché punta sulle qualità delle persone. All’interno di questo contesto virtuoso i benefici culminano in un maggiore ritorno dell’investimento (ROI), perché in generale il Programma migliora l’efficienza gestionale delle risorse.
Nelle sue diverse modalità, i-Lab ha generato impatti positivi sotto vari aspetti: il Programma permette lo sviluppo di nuovi modelli di servizio, converte programmi di innovazione in progetti strategici, genera benefici dal punto di vista organizzativo e di allineamento agli obiettivi, costruisce un modello di knowledge management, facilita il rispetto delle roadmap e incoraggia una partecipazione trasversale ai programmi all’interno dell’Istituzione.
Esperienza di cambiamento
i-Lab rappresenta un punto di svolta per RGS, confermando un paradigma fondamentale nella nostra visione del Design: i processi di cambiamento sono possibili e producono effetti reali solo quando si adottano strumenti metodologici pienamente calati nel contesto.
i-Lab è uno strumento valoriale che si applica concretamente nelle soluzioni organizzative, di processo e di servizio, definendo una nuova identità più partecipata di RGS. Dalla sua prima applicazione questo metodo sostituisce gli sforzi individuali con quelli collettivi, ordinandoli e indirizzandoli. Le culture e le diverse anime coinvolte dall’Amministrazione non ricoprono più un ruolo di semplice supporto allo sviluppo dei progetti, ma ne diventano il cuore.
Con i-Lab nasce una nuova cultura del fare e del progettare in concreto, per costruire un’identità comune come interlocutori digitali nel processo di ammodernamento della contabilità e finanza pubblica del Paese.