IL PUNTO DI INIZIO
Riformare Piattaforme e Servizi per semplificare le operazioni
Area RGS è un ampio progetto che nasce dalla volontà della Ragioneria Generale dello Stato di ristrutturare l’intera offerta di Piattaforme, Sistemi e Servizi di gestione della contabilità e della finanza pubblica, attraverso un ambizioso programma di standardizzazione che coinvolge sia la Pubblica Amministrazione Centrale che le sue articolazioni periferiche.
I servizi per la gestione contabile e finanziaria dello Stato italiano, forniti in precedenza attraverso sistemi eterogenei con origini, presupposti e dimensioni di servizio differenti, confluiscono con l’evolversi del progetto all’interno di un unico ecosistema integrato con regole e modelli di integrazione, gestione e fruizione semplificati, chiari e uniformi, sia per chi eroga i servizi, sia per chi ne beneficia.
La principale sfida posta dal contesto riguarda anzitutto la portata dell’attività: si tratta di un progetto che coinvolge numerose competenze e aree di specializzazione, culture, realtà, persone e team.
Il Programma di standardizzazione dei Servizi digitali della Ragioneria Generale dello Stato.
IL PUNTO DI INIZIO
Riformare Piattaforme e Servizi per semplificare le operazioni
Area RGS è un ampio progetto che nasce dalla volontà della Ragioneria Generale dello Stato di ristrutturare l’intera offerta di Piattaforme, Sistemi e Servizi di gestione della contabilità e della finanza pubblica, attraverso un ambizioso programma di standardizzazione che coinvolge sia la Pubblica Amministrazione Centrale che le sue articolazioni periferiche.
I servizi per la gestione contabile e finanziaria dello Stato italiano, forniti in precedenza attraverso sistemi eterogenei con origini, presupposti e dimensioni di servizio differenti, confluiscono con l’evolversi del progetto all’interno di un unico ecosistema integrato con regole e modelli di integrazione, gestione e fruizione semplificati, chiari e uniformi, sia per chi eroga i servizi, sia per chi ne beneficia.
La principale sfida posta dal contesto riguarda anzitutto la portata dell’attività: si tratta di un progetto che coinvolge numerose competenze e aree di specializzazione, culture, realtà, persone e team.
Lavorare insieme: la gestione della complessità e il valore delle competenze
Le persone che partecipano allo sviluppo del Programma Area RGS, appartenenti alle diverse strutture coinvolte, sono infatti sostanzialmente centinaia, alcune delle quali stabilmente attive sul progetto e altre che si attivano in base al contributo che sono chiamate a fornire lungo la filiera di standardizzazione delle soluzioni, all’interno di un modello organizzativo ampio e strutturato.
L’organizzazione del vasto portfolio di iniziative ricompreso nel Programma pone da subito l’accento su aspetti organizzativi, sullo sviluppo della collaborazione e l’accompagnamento al cambiamento; il Programma tocca infatti tutte le competenze, le sensibilità − le storie − dietro a quanto erogato da RGS nel corso degli ultimi 15/20 anni, affrontando tematiche riconducibili a:
- indirizzi di business;
- pianificazione delle attività necessarie a progettare ed evolvere i Servizi;
- caratteristiche dell’esperienza utente, di fruizione dei contenuti, di utilizzo dei Servizi e dei Sistemi coinvolti;
- architetture tecnologiche;
- attività di supporto e assistenza;
- gestione del sistema di knowledge-management.
LA STRATEGIA
Cambiare l’approccio: dal singolo servizio a un ecosistema di Servizi integrati
Area RGS è un Programma di trasformazione e, come tutti i programmi che ambiscono a determinare un cambiamento significativo e permanente, consta di molteplici elementi.
È in prima istanza una Piattaforma digitale: un luogo nel quale le diverse comunità di business operano, e al quale si riferiscono per reperire le informazioni e i Servizi a supporto delle attività e degli adempimenti da compiere. In più, Area RGS è l’unico punto di accesso ai Servizi della Ragioneria Generale dello Stato, un ecosistema in cui l’utente può spaziare tra tutti i Servizi a cui, a vario titolo, può accedere e con cui interagisce in una modalità standardizzata e progettata per accompagnarlo e sostenerlo in caso di necessità.
Tra i Servizi di maggior rilevanza integrati all’interno di Area RGS occorre ricordare:
- InIt, il sistema RGS di tipo ERP (Enterprise Resource Planning) a supporto dei processi contabili delle Pubbliche Amministrazioni; il sistema integra contabilità finanziaria, economico-patrimoniale e contabilità analitica per Centri di costo.
- ReGiS, il sistema che risponde all’obiettivo di creare un sistema informativo unico, attraverso cui i soggetti coinvolti possono adempiere alle funzioni di gestione, monitoraggio, rendicontazione e controllo delle diverse componenti del PNRR.
Area RGS è un’esperienza d’uso costruita su paradigmi di fruizione che si sommano per creare un dialogo e uno scambio con l’utente a seconda delle sue necessità:
- interagire con i Servizi e operare sui Sistemi;
- acquisire le informazioni per conoscere i dettagli di un servizio o di una procedura amministrativa;
- essere supportati di fronte a problemi, sia in modalità self-service che a seguito di specifiche richieste di assistenza;
- rimanere aggiornati e ricevere comunicazioni puntuali sull’evoluzione dell’ecosistema.
Una rivoluzione silenziosa per un nuovo modello di servizio
Area RGS è molto più della proposta di servizio che offre ai suoi utenti.
È un nuovo modello di produzione e gestione delle soluzioni digitali di RGS che avvicinano l’Amministrazione alle più efficienti Organizzazioni del mercato globale.
Area RGS è un sistema, dotato di propri workflow e lifecycle di produzione. Da un lato centralizza le regole, le linee guida e le metodologie per sviluppare ed erogare Servizi. Dall’altro, lascia ai singoli contesti organizzativi dell’Amministrazione la libertà di operare secondo roadmap e presupposti di business indipendenti. Non è però un semplice, sebbene ampio Design System i cui elementi ci si augura che vengano genericamente rispettati: Area RGS definisce il modello di sviluppo del business, cura i presupposti valoriali della missione di servizio da sostenere, propone e afferma un unico contesto tecnico di sviluppo delle esperienze di servizio uguale per tutti gli ambienti di utilizzo, risolve la frammentazione e le interpretazioni eterogenee garantendo ordine, uniformità e allineamento al livello di servizio atteso.
Area RGS è un’unica Piattaforma di erogazione nella quale il percorso di integrazione, sviluppo, racconto e assistenza di ogni singolo servizio è “dato”, unico e mandatorio nelle componenti comuni laddove è evidentemente rispettoso delle diverse dimensioni informative e transazionali che i singoli contesti esprimono.
Area RGS orienta il proprio operato a partire da una interpretazione più ampia del concetto stesso di Design System: da semplice dispositivo per la realizzazione di touchpoint e prodotti digitali, a teoria, pratica, linguaggio − reale strumento di business − che ridefinisce la missione di servizio di una grande Organizzazione pubblica, RGS.
Le innumerevoli attività, necessarie a garantire l’ambizioso respiro del Programma, si sviluppano all’interno di un modello organizzativo che coinvolge, allinea e prepara tutti gli stakeholder alle performance richieste.
All’interno degli aspetti organizzativi e di prodotto, che il Programma norma e definisce, rivestono particolare importanza i pattern di usabilità e accessibilità che la Piattaforma ha il compito di rispettare. Altrettanto importanti sono i contenuti editoriali, testuali e di UX Writing redatti, curati e pubblicati da uno specifico Comitato Editoriale, per garantire alle comunità interessate aggiornamenti puntuali e, più in generale, un corredo informativo chiaro, comprensibile e autorevole.
Un percorso a ritroso nella propria offerta di Servizi
Il progetto, nella sua prima fase, ha indagato nuove ipotesi di servizio grazie a Design sprint e fasi di product discovery con stakeholder selezionati. Nello specifico, il progetto Area RGS ha preso il via dalla ristrutturazione del Catalogo dei Servizi di RGS, un elenco molto complesso di Servizi, Piattaforme e Sistemi per la consultazione e lo scambio di dati di contabilità e finanza pubblica. L’analisi dello stato corrente di tutta l’offerta di Servizi si è resa necessaria per consolidare il quadro della situazione e poter successivamente attivare nuove e più consapevoli fasi di progettazione e realizzazione.
Nato dalla costola di una iniziativa di censimento e riorganizzazione del Catalogo dei Servizi, il Programma Area RGS si è successivamente posto il tema di introdurre dei nuovi modelli di produzione delle soluzioni digitali che si facessero interpreti della sfida ma che, allo stesso tempo, fossero consapevoli delle caratteristiche del contesto e dunque applicabili ed efficaci.
Per gestire in maniera più efficiente le fasi di progettazione e realizzazione è stato introdotto un Framework Hybrid Agile, cioè una metodologia che combina i paradigmi dell’agilità con altri lifecycle, modelli e culture fortemente influenzati, nel caso di Area RGS, dalle pratiche proprie del Design dei Servizi digitali.
La cornice metodologica e organizzativa dell’iniziativa ha consentito alle attività di Product Management, che peraltro accompagneranno le evoluzioni dell’ecosistema ancora a lungo, di sviluppare contributi e incrementi in maniera frequente e grazie al contributo critico di tutti gli stakeholder coinvolti.
I CAMBIAMENTI E I BENEFICI
Il Design System come dispositivo di gestione delle evoluzioni di business
Tutti i progetti complessi prevedono, in genere, tanti stakeholder e tante Organizzazioni riunite attorno a un tavolo di lavoro, vasto ed eterogeneo; questo coinvolgimento di persone e strutture investe diversi aspetti e produce ricadute ed effetti su più aree delle realtà coinvolte.
Nello specifico, il Design System di Area RGS, in quanto organismo vivo e in perenne evoluzione, si arricchisce degli apporti degli stakeholder in un meccanismo dialogico costante: da un lato ci sono le direttive centrali, da assorbire e concretizzare nel quotidiano, che Area RGS eroga e condivide con tutte le iniziative in via di integrazione, dall’altro le attività di realizzazione di Servizi, Piattaforme e Sistemi che propongono costantemente al Design System nuove esigenze per accompagnare lo sviluppo dell’esperienze di servizio in fase di costruzione.
Ed è grazie a questa costante contaminazione che un problema potenzialmente complesso come la gestione dell’innovazione dei Servizi di RGS può beneficiare di contributi che ne definiscono e rafforzano gli intenti, le strategie e, in una parola, l’identità; in questo senso, la necessità di trovare risposte di servizio sempre nuove ma coerenti col disegno strategico, rende il Design System il vero momento nel quale le strategie e le iniziative al servizio della standardizzazione promossa da Area RGS, vengono generate e, infine, il luogo nel quale trovano pieno compimento.
Progettare secondo un modello organizzativo condiviso
In questo contesto, diventa necessario implementare un modello organizzativo che possa supportare la trasformazione desiderata. Questo modello include ruoli, cerimonie, organismi, team, competenze e centri di coordinamento: un insieme di regole, un “patto” che gli stakeholder coinvolti siglano reciprocamente per raggiungere una convergenza di valori e sforzi verso un obiettivo comune.
Questo sia per ciò che concerne le caratteristiche da garantire alle soluzioni, sia per ciò che concerne il modo di operare nelle fasi di analisi, progettazione e realizzazione dei Sistemi.
La necessità di intervenire nel front-stage come pure nel back-stage dell’iniziativa richiede quindi due piani di intervento distinti: per il front-stage, una governance del progetto, per il back-stage, una governance del modello. La governance del progetto è l’insieme di regole e prassi per sviluppare le diverse attività, gestire eventi e team e che ha, come obiettivo generale, lo sviluppo del progetto. Con la governance del modello, invece, vengono gestiti l’aggiornamento e l’evoluzione del modello stesso, seguendo cicli di continuous improvement per garantire al principale meccanismo di funzionamento del Programma, un puntuale allineamento alle evoluzioni proposte dal business.
Esperienza di cambiamento
Il progetto Area RGS rappresenta una business case piuttosto inedita nel panorama di erogazione di Servizi digitali della Pubblica Amministrazione. Accompagnare un’istituzione di questa vastità e rilevanza, nel percorso di standardizzazione dell’enorme patrimonio di Servizi e soluzioni di cui dispone, sollecita le migliori risorse organizzative, di prodotto e di gestione delle relazioni.
Ma questa è soltanto la superficie. La progettazione, la facilitazione e la governance di un nuovo modello di produzione e dei relativi meccanismi costituiscono invece la pietra angolare di questa iniziativa. L’obiettivo è convergere verso un modello di sviluppo governato, che centralizza la ratio e le strategie ma si nutre dei contributi, ordinati, allineati e coerenti, delle molteplici diramazioni in cui si articola la gestione della contabilità e finanza pubblica. Questo approccio permette ad RGS di avvicinarsi alle dinamiche ed efficienti aziende-prodotto presenti sul mercato, poiché consente di condensare l’intero modello di business all’interno della propria singola offerta. In questo modo, si garantisce una maggiore efficienza nell’implementazione delle strategie di sviluppo e una maggiore coerenza nell’offerta dei Servizi.
Fornire supporto all’indirizzo strategico dietro queste volontà significa, in conclusione, poter contribuire alla creazione di nuovo valore, la cui realizzazione è scritta nelle migliaia e migliaia di transazioni che ogni giorno si iscrivono sui sistemi digitali, come pure nella rinnovata consapevolezza dei corpi di una Istituzione che rinnova la sua capacità di farsi, ancora una volta, autorevole agente del cambiamento.