i-Lab

Il Programma di gestione dell’innovazione della Ragioneria Generale dello Stato.

Modernizzare la Pubblica Amministrazione Centrale attraverso iniziative di progettazione partecipativa

IL PUNTO DI INIZIO

Uno strumento che accompagni RGS nel percorso di innovazione

Il progetto i-Lab nasce per fornire uno strumento che accompagni RGS nel percorso di innovazione con l’introduzione di nuove metodologie, nuovi modelli di partecipazione collettiva e nuove prassi operative.

Nel corso degli ultimi anni RGS ha manifestato la necessità di rinnovare la propria missione al servizio della collettività, e si è aperta a nuovi stakeholder, evolvendo la qualità complessiva dei propri servizi.

Per garantire soluzioni capaci di soddisfare le aspettative e le esigenze dei propri interlocutori, RGS ha realizzato un nuovo dispositivo metodologico che supporta le più moderne sfide di efficientamento e standardizzazione, con la consapevolezza delle caratteristiche del momento storico e allineandosi allo sviluppo delle tecnologie.

Il percorso intrapreso è stato realizzare un Framework operativo che consente agli stakeholder di confrontarsi e ideare all’interno di grandi tavoli tematici strutturati. Il suo obiettivo è, infatti, instradare e realizzare grandi programmi di trasformazione nella Pubblica Amministrazione Centrale.

L’evoluzione verso un modello basato sul confronto partecipativo, che caratterizza l’indirizzo strategico della nuova RGS, ha avuto l’effetto di rinnovare e di rafforzare la partecipazione delle persone di RGS coinvolte col contributo fornito da nuove figure entrate in Ragioneria negli ultimi 3 anni.

Cliente | Settore

Ministero dell’Economia e delle Finanze | Pubblica Amministrazione

Tipo di Servizio
  • Design Programmes
    • Portfolio
    • Programme & Project MGMT
    • Design Facilitation
Anno/Durata

2020 – in corso.

Business Challenge

Realizzare un Framework strutturato per generare programmi di innovazione inclusivi, modulari ed efficaci nel contesto.

Cos’è

Uno strumento metodologico per gestire progetti complessi e favorire il processo di innovazione tecnologica di RGS.

Risultato

Iniziative condivise, efficaci e standardizzate in un rinnovato dialogo con gli interlocutori istituzionali di RGS.

i-Lab

Il Programma di gestione dell’innovazione della Ragioneria Generale dello Stato.

Modernizzare la Pubblica Amministrazione Centrale attraverso iniziative di progettazione partecipativa

IL PUNTO DI INIZIO

Uno strumento che accompagni RGS nel percorso di innovazione

Il progetto i-Lab nasce per fornire uno strumento che accompagni RGS nel percorso di innovazione con l’introduzione di nuove metodologie, nuovi modelli di partecipazione collettiva e nuove prassi operative.

Nel corso degli ultimi anni RGS ha manifestato la necessità di rinnovare la propria missione al servizio della collettività, e si è aperta a nuovi stakeholder, evolvendo la qualità complessiva dei propri servizi.

Per garantire soluzioni capaci di soddisfare le aspettative e le esigenze dei propri interlocutori, RGS ha realizzato un nuovo dispositivo metodologico che supporta le più moderne sfide di efficientamento e standardizzazione, con la consapevolezza delle caratteristiche del momento storico e allineandosi allo sviluppo delle tecnologie.

Il percorso intrapreso è stato realizzare un Framework operativo che consente agli stakeholder di confrontarsi e ideare all’interno di grandi tavoli tematici strutturati. Il suo obiettivo è, infatti, instradare e realizzare grandi programmi di trasformazione nella Pubblica Amministrazione Centrale.

L’evoluzione verso un modello basato sul confronto partecipativo, che caratterizza l’indirizzo strategico della nuova RGS, ha avuto l’effetto di rinnovare e di rafforzare la partecipazione delle persone di RGS coinvolte col contributo fornito da nuove figure entrate in Ragioneria negli ultimi 3 anni.

I nostri numeri
Durata
809
giorni (in corso)
Partecipanti
351
organizzati in 38 teams
Soggetti pubblici coinvolti
113
di cui 24 PA Centrali, 8 PA Locali e i loro rispettivi dipartimenti e uffici
LA STRATEGIA

i-Lab, Innovation Laboratory

i-Lab è un laboratorio di formazione, sperimentazione e applicazione di metodologie, pratiche e strumenti mirati a supportare lo sviluppo di soluzioni innovative. Il progetto coinvolge team multidisciplinari, composti da persone le cui competenze, eterogenee e convergenti, concorrono a individuare e verificare nuove soluzioni. L’obiettivo di i-Lab è quello di creare modelli di servizio inediti, che rispondano alle esigenze emergenti manifestate dagli utenti.

Per sua natura i-Lab è una centrifuga di idee, approcci e metodologie. Questo Programma è caratterizzato dalla flessibilità e dalla capacità di adattare gli strumenti in base alla specifica esigenza da soddisfare. i-Lab prevede uno specifico Framework con cui sono organizzate sessioni, metodologie, modelli di partecipazione, con il supporto di dispense, contributi, dispense e bibliografie. In questo modo il Programma garantisce un’efficacia calibrata sulle esigenze del contesto di riferimento.

Il contesto è infatti ampio ed eterogeneo, composto da Ispettorati e Uffici RGS, da numerosi soggetti della Pubblica Amministrazione Centrale, da responsabili e referenti tecnici di Sogei e, infine, dal vasto comparto della fornitura.

Dal punto di vista degli effetti, i-Lab sintetizza il meglio delle esperienze presenti sul mercato per le specificità del contesto IGIT, sotto tre aspetti:

  • come Programma, poiché è incentrato sulla cultura dell’applicazione e della sperimentazione sul campo;
  • come Acceleratore, in quanto fornisce un modello che anticipa i risultati mostrando un ventaglio di opportunità possibili;
  • come Corso, perché ha l’ambizione di formare i partecipanti sulle metodologie “Lean” e “Beneficiary Discovery”.

Queste diverse configurazioni di i-Lab sono state sviluppate su 3 applicazioni differenti ad ampio impatto, ognuna con un suo campo di applicazione e i suoi scopi.

 

I-LAB 1.0

Catalogo dei Servizi

Scoprire, indagare e sperimentare

La prima applicazione di i-Lab è durata circa 79 giorni durante i quali 31 persone, organizzate in 3 diversi team, si sono confrontate su specifici servizi, hanno fornito nuovi spunti progettuali e hanno proposto una ristrutturazione integrale del modello del Catalogo dei Servizi di RGS.

Il Programma ha coinvolto 18 tra Pubbliche Amministrazioni Centrali e Pubbliche Amministrazioni Locali, oltre a 23 dei rispettivi Uffici e Dipartimenti.

 

Tratti salienti

Lo scopo del primo Programma i-Lab è stato quello di creare nuovi modelli di servizio per Anagrafe Enti, Bilanci armonizzati e Piattaforma dei Crediti Commerciali. Nello specifico Anagrafe Enti è il servizio che permette di identificare in maniera univoca gli Enti pubblici attraverso un’anagrafe centralizzata. Bilanci Armonizzati è il servizio per elaborare i Bilanci degli Enti basati su dati in formato Open e la Piattaforma Crediti Commerciali è il servizio che MEF fornisce alle Amministrazioni locali per certificare il credito con la PA alle Aziende private.

 

I-LAB 2.0

Gestione Fisica dei beni, Datawarehouse e reportistica direzionale

Un requisito comune, un beneficio comune

L’applicazione di i-Lab 2.0, che ha previsto due rilasci, è durata circa 69 giorni. Durante questo tempo 89 persone, organizzate in 5 diversi team, si sono confrontate e hanno generato nuove proposte per lo sviluppo dei rami Gestione Fisica dei beni e Datawarehouse, la reportistica direzionale all’interno della struttura della Piattaforma InIt, il sistema di tipo Enterprise Resource Planning (ERP), in via di realizzazione per integrare i flussi e i processi di contabilità finanziaria, economico-patrimoniale e contabilità analitica dello Stato.

Il Programma ha coinvolto 10 tra Pubbliche Amministrazioni Centrali e Pubbliche Amministrazioni Locali, oltre a 32 dei rispettivi Uffici e Dipartimenti.

 

Tratti salienti

In questa seconda applicazione i-Lab amplia la propria capacità di supporto al business per ridefinire i modelli organizzativi, i processi amministrativi e le procedure operative che sono alla base dell’Amministrazione, divenendo a pieno titolo uno strumento metodologico.
Il Programma i-Lab ha previsto team multidisciplinari al lavoro per la definizione del requisito utente e per l’ideazione dei processi a supporto dei rilasci InIt citati, grazie all’incontro di funzioni, competenze, saperi e culture di vasti comparti della Pubblica Amministrazione Centrale.

 

I-LAB 3.0

InIt

Ridisegnare processi con la partecipazione degli utenti

L’applicazione di i-Lab 3.0, iniziata nel 2021 e tuttora in corso, ha coinvolto finora 268 persone che, organizzate in 30 diversi team, si sono confrontate e hanno generato nuove proposte per lo sviluppo delle attività di realizzazione della Piattaforma InIt.

Il Programma ha coinvolto finora 16 tra Pubbliche Amministrazioni Centrali e Pubbliche Amministrazioni Locali, oltre a 50 dei rispettivi Uffici e Dipartimenti.

 

Tratti salienti

La scala dell’intervento, considerata l’ampiezza, la ricchezza e l’eterogeneità del pubblico coinvolto, rende il Programma i-Lab 3.0 un unicum tra le iniziative della Pubblica Amministrazione Centrale. La portata del progetto ha reso necessaria l’applicazione di i-Lab affinché fosse possibile ridisegnare interi e articolati processi in maniera coordinata, grazie al coinvolgimento e al feedback di utenti e soggetti interessati dal cambiamento, chiamati a gestire un impatto differente lungo un percorso fatto di incontri, sessioni e passaggi decisionali.

La convergenza verso una visione comune, concreta, uniforme e attuabile, è stata possibile attraverso l’applicazione di metodologie di definizione del requisito utente. Queste metodologie hanno supportato i team al lavoro in parallelo e su argomenti interconnessi, consentendo un’armonizzazione semplificata grazie a soluzioni tassonomiche e di classificazione di dati, contributi e informazioni, messe in relazione in un disegno governato.

I CAMBIAMENTI E I BENEFICI

Per la loro portata gli impatti e i benefici dell’applicazione di i-Lab all’interno della Ragioneria Generale dello Stato generano effetti in ambiti diversi

I benefici riguardano innanzitutto la qualità delle soluzioni, perché l’applicazione del Programma porta a definire soluzioni più efficaci attraverso un processo di produzione più strutturato e un modello organizzativo funzionale a una gestione agile dei workflow di ideazione. i-Lab è uno strumento di supporto allo sviluppo di relazioni, grazie alla creazione di tavoli di lavoro tematici dove incontrarsi e confrontarsi. Porta miglioramenti nella gestione del tempo e favorisce un cambiamento culturale incentrato sull’emersione di modelli di contribuzione orizzontali e non gerarchici: come Programma partecipato, i-Lab valorizza spunti, idee e indicazioni perché punta sulle qualità delle persone. All’interno di questo contesto virtuoso i benefici culminano in un maggiore ritorno dell’investimento (ROI), perché in generale il Programma migliora l’efficienza gestionale delle risorse.

Nelle sue diverse modalità, i-Lab ha generato impatti positivi sotto vari aspetti: il Programma permette lo sviluppo di nuovi modelli di servizio, converte programmi di innovazione in progetti strategici, genera benefici dal punto di vista organizzativo e di allineamento agli obiettivi, costruisce un modello di knowledge management, facilita il rispetto delle roadmap e incoraggia una partecipazione trasversale ai programmi all’interno dell’Istituzione.

Esperienza di cambiamento

i-Lab rappresenta un punto di svolta per RGS, confermando un paradigma fondamentale nella nostra visione del Design: i processi di cambiamento sono possibili e producono effetti reali solo quando si adottano strumenti metodologici pienamente calati nel contesto.

i-Lab è uno strumento valoriale che si applica concretamente nelle soluzioni organizzative, di processo e di servizio, definendo una nuova identità più partecipata di RGS. Dalla sua prima applicazione questo metodo sostituisce gli sforzi individuali con quelli collettivi, ordinandoli e indirizzandoli. Le culture e le diverse anime coinvolte dall’Amministrazione non ricoprono più un ruolo di semplice supporto allo sviluppo dei progetti, ma ne diventano il cuore.

Con i-Lab nasce una nuova cultura del fare e del progettare in concreto, per costruire un’identità comune come interlocutori digitali nel processo di ammodernamento della contabilità e finanza pubblica del Paese.